Az egységes, egyszerű, következetes és könnyen áttekinthető jegyzetelés kritériumát szem előtt tartva eddigi jegyzetkészítési gyakorlatunkba néhány kisebb módosítást kívánunk bevezetni, illetve – fiatalabb, a jegyzetkészítésben még kevésbé járatos munkatársaink kedvéért – rögzítjük korábban is érvényesített szempontjainkat.
Először is azt szögezzük le, hogy jegyzeteink bibliográfiai, illetve magyarázó jegyzetek, amelyeket mindig arab számokkal sorszámozunk, és az egyes tanulmányok, cikkek végén helyezzük el szövegvégi jegyzetekként JEGYZETEK felirattal. Ezekhez nem csatolunk külön irodalmi jegyzéket, a hivatkozott művekre vonatkozó adatokat ugyanis a jegyzeteknek eleve tartalmazniuk kell.
A jegyzetekben az egyszerűsített bibliográfiai leírást alkalmazzuk, melynek tételei: szerző(k), a mű címe, alcíme, kiadó, kiadás helye, éve (esetleg a sorozat, amelyben a mű megjelent), oldalszám(ok). A jegyzeteket, mivel mondat értékük van, nagybetűvel kezdjük, és ponttal fejezzük be. A szerzők nevét mindig normál sorbetűkből szedjük (Jakó Zsigmond). Az eddigi jegyzetelési módhoz képest új elem, hogy a mű címét (indokolt esetben alcímét is) dőlt betűkkel kiemeljük, és az alábbi példa szerint központozzuk:
Benkő Elek: Kolozsvár magyar külvárosa a középkorban. A Kolozsvárba olvadt Szentpéter falu emlékei. Erdélyi Múzeum-Egyesület, Kvár, 2004. (Erdélyi Tudományos Füzetek 248.) 123., 162–170.
Ha a műre a továbbiakban még hivatkozni fogunk, a leírás után zárójelben megadjuk a mű rövidített formáját:
Farkas János: Bevezetés a környezetszociológiába. Műegyetemi Kiadó, Bp., 1994. 98. (A továbbiakban Farkas 1994 vagy Farkas: Bevezetés)
A vezetéknév mellett a keresztnév rövidítését csak akkor adjuk meg, ha a jegyzetben két vagy több hasonló vezetéknevű szerzőre is hivatkozunk (Kiss A., Kiss Cs.).
Ha egy előzőleg már ismertetett műre hivatkozunk, az i.m. (idézett mű) rövidítést használjuk a következő formákban:
i. m.
i. m. 12., 15.
Amikor a közvetlenül megelőző jegyzetre utalunk,
vagy Benkő: i. m.
ha a művet korábban írtuk le.
Amikor a hivatkozott munkának több szerzője van, a szerzők nevét gondolatjellel választjuk el egymástól, de a rövidített változatban, ahol csak a vezetékneveket tüntetjük fel, nagykötőjelet használunk.
Bunta Magda – Katona Imre: Az erdélyi üvegművesség a századfordulóig. Kriterion Könyvkiadó, Buk., 1983. (A továbbiakban Bunta–Katona 1983.)
Szintén nagykötőjelet használunk több kiadási hely, illetve két évszám vagy folyamatos oldalszám összekötésére: Bp.–Kvár, 2005–2006, 158–160.
Idegen szerzők esetében a neveket az adott nyelvben szokásos sorrendben írjuk (előnév, családnév), és a mű címe után a fordító nevét is feltüntetjük.
Gustav Jahoda: A babona lélektana. (Ford. Nagy István) Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó, Bp., 1975.
Ha ugyanabban a jegyzetben több műre is hivatkozunk, az egyes tételeket pontosvesszővel választjuk el egymástól, ha pedig két egymást követő jegyzetben ugyanannak a szerzőnek két különböző műve szerepel, a szerző neve helyett az Uő (Ugyanő) rövidítést használjuk. A művek sorrendjét a megjelenés éve határozza meg.
Kiss András: Források és értelmezések. Kriterion Könyvkiadó, Buk., 1994. 132.; Uő: Más források, más értelmezések. Mentor Kiadó, Marosvásárhely, 2008. 56.; Kovács Kiss Gyöngy: Megidézett múlt. Komp-Press – Korunk, Kvár, 2008.
Az Uő-t használjuk akkor is, ha ugyanannak a szerzőnek két egymást követő jegyzetben is szerepel valamilyen műve.
Ha a hivatkozott munka gyűjteményes kötetben jelent meg, a tanulmány szerzőjének neve és címe után a szóban forgó kötet adatait az In: prepozícióval felvezetve a következőképpen írjuk le:
Bárdi Nándor: A romániai magyar elit generációs csoportjainak integrációs viszonyrendszere. In: Bárdi Nándor – Simon Attila (szerk.): Integrációs stratégiák a magyar kisebbség történetében. Fórum Kisebbségkutató Intézet, Somorja, 2006. 134–150.
Folyóiratban való megjelenés esetén az In:-t mellőzzük:
Egyed Ákos: Az 1848. évi erdélyi országgyűlés előzményeihez. Aetas 2000. 3. sz. 176–197.
A folyóirat címe és az évszám közé nem teszünk írásjelet.
Ha két egymást követő jegyzetben ugyanarra a műre hivatkozunk, az uo. (ugyanott) rövidítést használjuk.
Uo. 132.
Utalások esetében a lásd szót vagy a vö. (vesd össze) rövidítést használjuk. A lásd-ot nem rövidítjük, mivel rövidítése összetéveszthető az 1-es számjeggyel, és ez zavart okozhat.
Vö. Benkő 2004.
Lásd Farkas: Bevezetés.
Néhány városnevet is rövidített formában írunk:
Bp. = Budapest
Kvár = Kolozsvár
Buk. = Bukarest
Buc. = București
A városnév, illetve rövidítése után mindig vessző kerül:
Debrecen, 2000, Bp., 1999, Kvár, 2010 stb.
Egyéb gyakrabban használt rövidítések:
Vál. = válogatta
s. a. r. = sajtó alá rendezte
szerk. = szerkesztette
Pl. Vári Anna (szerk.): Kockázat és társadalom. Akadémiai Kiadó, Bp., 1987.
Vagy:
Könyv és grafika. Könyvművészet Erdélyben (1919–2011). Szerk. Kántor Lajos. Korunk – Komp-Press Kiadó, Kvár, 2011.
Idegen nyelvű művek leírásánál az olyan városneveket, mint pl. Paris vagy Bucureşti nem magyarosított formában adjuk, hanem eredeti alakjukban, ahogy a könyv címlapján szerepelnek. Úgyszintén változatlanul megőrizzük az ed., eds., Hg., coord. stb. rövidítéseket, és nem a magyar szerk. rövidítést használjuk.
Ha levéltári forrásokra hivatkozunk, először megadjuk a megfelelő levéltári jelzetet, ezután az állag (a fondjegyzék kódszáma), a csomó, a sorszám, a fólió vagy oldalszám következik.
Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltára (a továbbiakban MNL OL). Erdélyi Országos Kormányhatósági Levéltárak. A Kolozsmonostori Konvent Országos Levéltára. Protocolla, libri regii et styllionaria. Fasc. 15. IX. köt. 45–46.
Ha a szövegben kizárólag könyvészeti hivatkozások szerepelnek, megengedjük a szövegközi zárójeles jegyzetek használatát is, pl. (Benkő 1999), tehát kerek zárójelben a szerző családneve és a megjelenés éve, illetve az oldalszám (Benkő 1999. 221.) Megjelenési évként mindig azt az évszámot adjuk meg, amely a hivatkozott mű belső címlapján szerepel (pl. több kiadás esetén nem az eredeti megjelenési évet). Egyébként általános szabály, hogy a mű leírásához mindig a belső címoldalon levő adatokat használjuk.
A szövegközi jegyzetekhez a szöveg végén természetesen alfabetikus irodalomjegyzék csatlakozik. Itt jegyezzük meg, hogy a jegyzékben szereplő idegen szerzők nevének leírásakor a szokott sorrend felcserélődik, a betűrend miatt a családnév megelőzi az előnevet, a kettőt pedig a családnév után kitett vesszővel választjuk el egymástól, pl. Braudel, Fernand.
Lapalji jegyzetet csak a szöveg első oldalán használunk, ha valamilyen általános megjegyzést fűzünk a szöveghez, pl. azt, hogy a tanulmány elhangzott előadás szerkesztett változata, vagy valamilyen ösztöndíj, program keretében készült, illetőleg kritikák, recenziók esetében a címhez tartozó bibliográfiai kiegészítést adjuk itt.
Címekhez, mottókhoz nem csatolunk sorszámozott bibliográfiai jegyzetet. Az évszázadokat, akárcsak a törzsszövegben, arab számokkal írjuk (21. század), de ha a hivatkozott címben római számok szerepelnek, azokat változatlanul meghagyjuk.